公证法第二十七条第二款规定公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档。根据该规定履行告知义务是公证处的法定职责.如何履行告知义务,更好的维护当事人的合法权益\预防公证风险呢?本文将结合政府职能建设中提出的一次性告知制度对本问题进行探讨,提出两结合的三次告知制告知模式,以抛砖引玉.
一公证告知的意义及其必要性.
(一)公证员履行公证告知义务是当事人申办公证必然要求.申办公证是一种自愿行为,当事人申办公证是对公证的信任,是为了寻找一种法律保障,其目的性都非常强,当事人申办公证能否达到其申办公证的目的呢?由于其自身法律知识的局限性,其结果是不确定的,这需要公证运用自身掌握的法律知识对当事人进行解释和引导,以更好的实现当事人的办证目的.是当事人申办公证的必然要求.
(二)公证员履行公证告知义务是转变职能,提高工作效率,提供便民服务的内在要求.行政许可法提出了一次性告知的规定,各级政府通过各种形式相应提出了一次性告知的工作要求,尽可能的为人民群众提供便捷高效的服务.公证处作为一个服务窗口直接和人民群众打交道,公证服务质量\效率的高低直接影响公证处的形象,特别是现阶段公证处作为公益性服务机构,其服务质量效率的高低直接关系到其生存和发展,同时由于公证事项的不一样,要求当事人提供的材料也不一样,因此根据当事人提出的公证事项,针对性的告知其应提供的相关材料是非常必要的.
(三)公证员履行公证告知义务是公证处预防公证风险的必然选择.公证法第四十三条规定公证机构及其公证员因过错给当事人及公证事项的利害关系人造成损失的,由公证机构承担相应的赔偿责任.根据该规定公证处该如何避免出现过错,从而降低赔偿风险呢?公证是通过公证员对当事人提出的公证事项及有关证明材料的进行审核,证明当事人的公证事项真实性\合法性的活动,因此公证处承担赔偿责任的唯一可能是公证事项的真实性或合法性出了问题.公证事项的真实性\合法性是公证员运用自己掌握的法律知识对当事人提供的相关证据材料进行审核认定的,在公证过程中公证员履行的主要是一种法律专家责任.但因为公证员职权的局限性,公证员没有主动的调查权,只有被动的核实权,公证事项的真实性主要靠当事人的诚信和公证员对证明材料的审核来保证,如果公证员审核不严不到位,就可能办错证,导制法律风险.如果公证在办证过程中全面的履行了告知义务,告诉了当事人公证事项可能存在的问题和风险,就可以有效的避免公证风险.
二公证告知的模式及其内容.
为了有效地履行告知义务,实现告知的功能和目的,现根据公证法的规定及转变职能的要求,结合工作实际施行两结合三次告知制的告知模式不失为一种好的选择.两结合是指当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果的告知与公证程度及申办公证应提交的相关证明材料的一次性告知相结合.三次告知是指在公证的不同阶段分三次告知当事人的注意事项及法律后果.其具体内容是:
首先在公证受理前公证程序和应提交的相关证明材料的一次性告知即程序告知.当事人咨询阶段,公证员应认真听取当事人的咨询,了解其申办公证事项的类型及申办公证的目的,并进行初步的询问,了解当事人的一些基本情况,并记录在咨询登记本上,以掌握当事人的初步情况,为以后核实相关证据作准备,因为在此阶段当事人没有心理准备容易说实话.然后根据掌握的情况,履行第一次告知义务,出具申办该公证事项应提交的证明材料的一次性告知书,其内容应包括:办理公应提交的所有材料\公证收费标准\公证处联系电话\不如实提供相关证明材料的法律后果,对证明有特别要求的应分别注明,例如在办理继承公证时,应要求当事人在相关证明中注明死者的配偶\子女\父母的情况,已死亡的应注明死亡时间等内容,以便尽可能的收集到相关的情况,以避免当事人漏掉相关情况,而多跑路.写明不如实提供证明材料的法律后果是为了督促当事人如实提供相关材料.
其次在公证正式受理阶段,当事人权利义务的一次性告知即共性告知.在所有当事人在场时,公证员应告知当事人的一般权利义务,其内容包括当事人是否是自愿申办公证的,是否同意办理该公证\对公证事项有无异议\公证办证期限\当事人提供虚假证据的法律后果及公证员不满的投诉办法等内容,为了提高工作效率,该部份可以借鉴法院的作法,采取告知书的形式,向当事人宣读后由其签收.
最后在审查阶段告知当事人申办公证事项的法律意义及其可能产生的法律后果即针对性告知.其内容包括目的性告知\提示性告知\否定性告知.目的性告知是指公证员应告知当事人申办公证后能否达到申办公证的目的及其法律行为可能产生的法律后果,例如在办理继承公证时,有的当事人自愿放弃继承权的,公证员应告知其导制的法律后果.提示性告知是指针对当事人公证事项存在的问题进行提示性告知,例如合同公证中,当事人提供的合同文书内容不完整,有漏洞,条款设置不健全等,针对过些问题,公证员都应该一一指出,并提供建设性意见.否定性告知是指当事人申办的公证不合法,不能进行公证或公证事项所包含的内容部分不合法,必须进行修改等,公证员都应该提出否定性意见.
三公证告知在实际操作中存在的问题及建议.
公证法虽然规定了告知的义务及告知的内容,但规定过于简单,不便于操作,在现实中各个公证处作法各有不同,存在着较大的随意性.告知形式上有书告知也有口头告知,告知内容更是由公证员自己掌握,没有可借鉴操作性规范文件,存在很大的弊端,建议公证员协会进行专题研究,制定具体的规范性文件,当然公证事项存在个证差异,但总的要求是相同的,因此制定一个具有操作性的\必须告知内容的告知细则应该是可行的.
公证告知具有重要的法律意义,已引起了广泛的关注,本文仅从公证员操作的角度对其进行了初步的探讨,还有很多不成熟的地方,有待进一步改进和完善
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